Henkilötietolain (523/99) 10§: n mukaiset rekisteriselosteet Parasta Lapsille ry:ssä

Rekisterien pitäjä
Parasta Lapsille ry
(Y-tunnus: 0201826-3)
Vilppulantie 2, 00700 Helsinki

Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa:
Sari Nikula-Heino
050 469 0419
sari.nikula-heino@parastalapsille.fi

Parasta Lapsille ry:n asiakasrekisteri: lasten ja perheiden toiminta 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus  

Asiakasrekisterin käyttötarkoituksena on valita osallistujat lasten- ja perheiden toimintaan rahoittajan (STEA) avustuspäätöksessä antamien ohjeiden mukaisesti. Valinnat tulee tehdä terveydellisten, taloudellisten ja sosiaalisten kriteerien perusteella. Tämän lisäksi järjestetyn toiminnan sujumisen kannalta ja toiminnasta vastaavan johtajan työn kannalta, on tärkeää saada ennakkotietoja aikuisten ja lasten elämäntilanteesta. STEA edellyttää, että hakemuksia säilytetään kuusi vuotta. Tämän jälkeen tiedot tuhotaan. 

Rekisterin tietosisältö  

Tiedot kerätään hakulomakkeella, jonka täyttäjä jättää järjestelmään sähköisesti, suojatun yhteyden kautta. Hakulomakkeessa kysytään etu- ja sukunimi, lasten toiminnassa henkilötunnus ja perhetoiminnassa perheenjäsenten syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, äidinkieli, käytettävissä olevat nettotulot sekä taloudelliset, sosiaaliset ja terveydelliset perusteet toiminnan tarpeellisuudelle. Hakemuksessa kysytään myös suoramarkkinointilupa. 

Osallistujatiedot toimintaa varten 

Toiminnan aikana toiminnasta vastaavan johtajan käytössä on paperinen osallistujalista ja paperiset kopiot toimintaan osallistuvien hakemuksista.  Johtaja on saanut ohjeet paperisten listojen ja hakemusten käyttöön sekä niiden hävittämiseen toiminnan päätyttyä tietoturva- ohjeistuksen mukaan.  Parasta Lapsille ry:n toimiston henkilökunnalla on käytettävissä paperiset hakemukset ja osallistujalistat, joita säilytetään lukollisessa kaapissa. 

Säännönmukaiset tietolähteet  

Asiakasrekisteriin tallentuvat tiedot saadaan hakemuslomakkeen täyttäjältä.  

Tietojen säännönmukaiset luovutukset  

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille kolmansille osapuolille. 

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle  

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.  

Rekisterin suojauksen periaatteet  

Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tiedot itseään ja saada niistä kopiot. Sähköisesti käsiteltävät rekisterin tiedot on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta. Rekisteriä käyttää ainoastaan Parasta Lapsille ry:n toimiston henkilökunta, jonka edustajilla on rekisteriin henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.  

Parasta Lapsille ry:n kummirekisteri (suostumukseen perustuva rekisteri) 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

Rekisterin käyttötarkoituksena on järjestön Mapuche kummien yhteystietojen säilyttäminen ja käyttäminen.  

Rekisterin tietosisältö 

Rekisteriin kerätään henkilön nimi, puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite.  

Säännönmukaiset tietolähteet 

Rekisteriin tallennettavat tiedot on saatu henkilön suostumuksella. 

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta Parasta Lapsille ry:n ulkopuolelle. 

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 

Rekisterin suojauksen periaatteet 

Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti. 

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin tiedot on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tiedot itseään ja saada niistä kopiot. Rekisteriä käyttää ainoastaan Parasta Lapsille ry:n toimiston henkilökunta. Organisaatioon kuuluvilla henkilöillä on rekisteriin henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. 

Parasta Lapsille ry:n markkinointiviestintärekisteri (suostumukseen perustuva rekisteri) 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

Rekisterin käyttötarkoituksena on järjestön markkinointiviestinnän yhteystietojen säilyttäminen ja käyttäminen lasten, nuorten ja perheiden viikonloppu- ja leiritoiminnan sekä vapaaehtoistoiminnan markkinoinnissa.  

Rekisterin tietosisältö 

Rekisteriin kerätään henkilön nimi, puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite. Yhteystiedot ovat työ- tai opiskelupaikan tietoja.  

Säännönmukaiset tietolähteet 

Rekisteriin tallennettavat tiedot on saatu henkilön suostumuksella. Henkilötietoja voidaan päivittää Internetistä saatavilla tiedoilla. Tietojen päivittäminen kerrotaan markkinointiviestien osoitelähteessä.  

Tietojen säännönmukaiset luovutukset 

Henkilötietoja ei luovuteta Parasta Lapsille ry:n ulkopuolelle. 

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 

Rekisterin suojauksen periaatteet 

Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tiedot itseään ja saada niistä kopiot. Sähköisesti käsiteltävät rekisterin tiedot on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta. Rekisteriä käyttää ainoastaan Parasta Lapsille ry:n toimiston henkilökunta, jonka edustajilla on rekisteriin henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.  

Parasta Lapsille ry:n vapaaehtoisrekisteri 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

Rekisterin käyttötarkoituksena on järjestön vapaaehtoisten yhteystietojen säilyttäminen vapaaehtoistehtäviä ja yhteydenpitoa varten. 

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään henkilön nimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, ruokavalio, äidinkieli, ensiaputaidot sekä Parasta Lapsille ry:n koulutuksiin osallistuminen ja henkilön vapaaehtoistehtävät, luottamustehtävät ja ansiomerkit. 

Osallistujalistat toimintaa varten 

Toiminnan ja koulutusten aikana toiminnasta vastaavan johtajan/työntekijän käytössä on paperinen osallistujalista vapaaehtoisista. Johtaja on saanut ohjeet paperisten listojen käyttöön sekä hävittämiseen toiminnan päätyttyä tietoturva-ohjeistuksen mukaan.  Parasta Lapsille ry:n toimistossa säilytetään paperiset vapaaehtoissitoumukset sekä paikallisyhdistysten toimittamat paperiset listat lukollisessa kaapissa. 

Säännönmukaiset tietolähteet 

Rekisteriin tallennetavat tiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyltä itseltään tai paikallisyhdistykseltä vapaaehtoissuhteen alkaessa tai sen aikana. Tietoja voidaan päivittää henkilötietopalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yrityksiltä kuten väestötietojärjestelmästä ja muista vastaavista rekistereistä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset 

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille kolmansille osapuolille. 

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 

Rekisterin suojauksen periaatteet 

Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti. 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tiedot itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Sähköisesti käsiteltävät rekisterin tiedot on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta. 

Rekisteriä käyttää ainoastaan Parasta Lapsille ry:n toimiston henkilökunta, jonka edustajilla on rekisteriin henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.